Az adatvédelmi biztos

állásfoglalása az esélyegyenlőségi terv készítésének kötelezettségével kapcsolatos egyes adatkezelési kérdésekről

Az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló 2003. CXXV. törvény (a továbbiakban: esélyegyenlőségi törvény) a hátrányos megkülönböztetés csökkentése érdekében előírja, hogy az ötven főnél több munkavállalót foglalkoztató költségvetési szervek és többségi állami tulajdonban álló jogi személyek kötelesek a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (a továbbiakban: Mt.) 70/A. §-a szerinti esélyegyenlőségi tervet elfogadni (esélyegyenlőségi törvény 36. §).

A törvényi előírás szerint az esélyegyenlőségi terv tartalmazza a munkáltatóval munkaviszonyban álló, hátrányos helyzetű munkavállalók, így különösen a nők, a negyven évnél idősebb munkavállalók, a romák, a fogyatékos személyek, valamint a két vagy több tíz éven aluli gyermeket nevelő munkavállalók vagy tíz éven aluli gyermeket nevelő egyedülálló munkavállalók foglalkoztatási helyzetének elemzését, valamint a munkáltatónak az esélyegyenlőség biztosítására vonatkozó, az adott évre megfogalmazott céljait és azok eléréséhez szükséges eszközöket [Mt. 70/A. § (2) bekezdés].

Esélyegyenlőségi tervet bármely munkáltató elfogadhat, míg az ötven főnél több munkavállalót foglalkoztató költségvetési szervek és többségi állami tulajdonban álló jogi személyek kötelesek elfogadni. A terv a munkáltató döntése alapján a törvényben nem nevesített munkavállalói csoportokra is kiterjedhet.

Más jellegű ügyek vizsgálata során, illetve a hivatalomhoz érkezett írásos beadványból az derült ki, hogy az esélyegyenlőségi törvény és az Mt. idézett rendelkezéseinek alkalmazása során adatkezeléssel összefüggő értelmezési és gyakorlati kérdések merültek fel. A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 24. § d) pontja szerint az adatvédelmi biztos elősegíti a személyes adatok kezelésére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó törvényi rendelkezések egységes alkalmazását. Ennek érdekében a következőképpen foglalok állást:

Az esélyegyenlőségi terv készítéséhez kötődő jogszabályi környezet szűkszavúan ad iránymutatást a terv elkészítéséhez nélkülözhetetlen adatok kezelésére nézve. Az Mt. 70/A. § (3) bekezdése alapján az esélyegyenlőségi terv elkészítéséhez szükséges különleges személyes adatok csak az Avtv. rendelkezései szerint, az érintett önkéntes adatszolgáltatása alapján az esélyegyenlőségi terv által érintett időszak utolsó napjáig kezelhetőek. Az Mt. tehát rögzíti az Avtv. kötelező hatályát a végrehajtás során, valamint behatárolja az adatkezelés idejét.

A munkáltató a megfelelő, törvényi felhatalmazás birtokában jogosult az esélyegyenlőségi terv elkészítéséhez szükséges, fentebb részletezett adatok kezelésére, illetve azoknak a különleges adatok kivételével – a személyügyi nyilvántartás keretében – birtokában van. Ugyanakkor a különleges adatok kezelésére (fogyatékosságra vonatkozó adat, roma származás) csak az érintett önkéntes, írásbeli adatszolgáltatása után kerülhet sor. Hasonlóan önkéntes adatszolgáltatás révén gyűjthetőek össze azok a személyes adatok az esélyegyenlőségi terv kidolgozásához, amelyek a törvényben nem nevesített kategóriába tartozó, de a munkáltató által támogatni kívánt munkavállalók csoportjának tagjaira vonatkoznak.

Hangsúlyozandó, hogy az esélyegyenlőségi terv elkészítéséhez felhasználandó különleges adatok a személyügyi nyilvántartástól elkülönítetten, azzal össze nem kapcsolva kezelhetőek. Csak abból a célból kezelheti ezen adatokat a munkáltató, hogy az esélyegyenlőségi tervet elkészíthesse, és a terv megvalósítása során kötelezettségeit teljesítse. A munkáltató ilyen célú adatkezelése időben is korlátozott, az esélyegyenlőségi terv által érintett időszak utolsó napjáig kezelheti az esélyegyenlőségi terv összeállításához önkéntesen szolgáltatott különleges adatokat.

Az önkéntes adatszolgáltatás az adatvédelmi jog fogalomrendszerében azt jelenti, hogy az érintett hozzájárul adatai kezeléséhez, tehát önkéntesen és határozottan kinyilvánítja kívánságát személyes adatai kezeléséhez. A hozzájárulás akkor tekinthető megadottnak, ha az megfelelő tájékoztatáson alapul. Az önkéntes adatszolgáltatás szükségességét azért kell kiemelni, mert a munkáltató számára törvény nem teszi kötelezővé a fent említett különleges adatok nyilvántartását.

A különleges adatok munkáltató által történő kezelése nem alapulhat vélelmen, a hátrányos helyzetben lévő munkavállalók támogatását célzó szándék nem pótolhatja az adatkezeléshez való egyedi hozzájárulást. Ebben a tekintetben is különös jelentősége van az érintettek tájékoztatásának.

Javaslom, hogy az esélyegyenlőségi tervet készítő munkáltatók készítsenek egy rövid, közérthető, írásos összefoglalót a munkavállalók számára, melyben tájékoztatják őket arról, hogy a munkavállalók bérének, munkakörülmény­einek, szakmai előmenetelének, képzésének, illetve a gyermekneveléssel és a szülői szereppel kapcsolatos kedvezmények terén az esélyegyenlőségi terv megvalósulásából milyen előnye származhat a terv által érintett személyi körnek, és ezen belül a fogyatékos és roma származású munkavállalónak.

Külön fel kell hívni a figyelmet arra, hogy az adatszolgáltatás a fogyatékosság és a roma származás, valamint esetlegesen a törvény által nem említett ismérv tekintetében önkéntes, sem a válaszadás megtagadásából eredően, sem az adott válaszok tartalma miatt, illetve az abból levonható következtetések miatt nem érheti hátrány a munkavállalót.

A megfelelő tájékoztatás hiányában adott hozzájárulás az adatvédelmi törvény definíciója szerint (Avtv. 2. § 6. pont) meg nem adottnak tekintendő, ebből eredően az ezen alapuló adatkezelés jogellenes.

A munkáltatók, mint adatkezelők kötelesek gondoskodni a nyilvántartott adatok biztonságáról, kötelesek megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Avtv. és az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. A nyilvántartott különleges adatokhoz a munkáltató csak azon munkatársai férhetnek hozzá, akik a terv elkészítésében és végrehajtásában szerepet kapnak.